„Excel“

Kodėl pasukamos lentelės?

Why Pivot Tables

Praktikos darbalapis pridedamas internetinis video mokymas .

Sveiki, Dave čia iš „Exceljet“





Taigi, šiandien mes spręsime klausimą Kodėl „Pivot“ lentelės?

Ir šis klausimas kyla daug, kai žmonės pirmą kartą įeina į „Pivot“ lenteles, nes jiems kyla klausimas ... kodėl jiems tai turėtų rūpėti? Ir jūs bandote paaiškinti, kad suvestinės lentelės yra tikrai greitos, kad galite interaktyviai apibendrinti duomenis įvairiais būdais ... bla, blah blah





Ir jūs galite pamatyti, kaip jų akys tiesiog sužiba, nes kol jūs pats nenaudojote sukamosios lentelės, tikrai sunku suprasti, kodėl jos jums būtų naudingos.

Taigi, manau, kad vienas iš geriausių būdų suprasti, kaip gali padėti suvestinės lentelės, yra pažvelgti į kai kuriuos ataskaitų kūrimo pavyzdžius, kai vienas ataskaitų rinkinys, kurį mes kuriame rankiniu būdu, naudodami įprastas „Excel“ funkcijas ir formules, ir kitą rinkinį, mes kuriame su pasukamomis lentelėmis.



Ir būtent tai buvo daroma šiandienos vaizdo įraše.

Ir aš tikrai noriu būti su jumis priekyje. Man patinka pasukami stalai.

Nuo tada, kai dešimtajame dešimtmetyje gavau savo pirmą suvestinę lentelę, kad galėčiau tinkamai atnaujinti, supratau, kaip tai yra tikrai naudingos priemonės.

Taigi manau, kad jei naudojate „Excel“ su daugybe neapdorotų duomenų ir jums reikia apibendrinti tuos duomenis įvairiais būdais, o jei jums reikia sukurti gerai atrodančias ataskaitas, tada suvestinės lentelės tikrai vertos jūsų laiko.

Taigi, tikiuosi, kad vaizdo įrašo pabaigoje jūs man pritarsite.

Pažvelkime į keletą pavyzdžių.

****

Taigi, mes esame „Excel“ ir matote, kad turime neapdorotų duomenų rinkinį.

Šie duomenys rodo šokolado pardavimą keliems klientams skirtingose ​​vietose didmeniniu lygiu.

Galite pamatyti, kad turime datą ir klientą. Miestas, valstija ir regionas, produktas ir produkto kategorija, galiausiai, kiekis, pajamos, parduotos prekės kaina ir pelnas.

Dabar įsivaizduokite, kad jūsų vadybininkas siunčia jums šiuos duomenis ir prašo vieno puslapio santraukos, kurioje parodytas pardavimo suskirstymas pagal produktą.

Taigi, darant prielaidą, kad nežinote, kaip naudoti suvestines lenteles, bet puikiai mokate naudoti „Excel“ formules, pirmiausia sudarysime rankinę ataskaitą.

Lengviausias būdas tai padaryti yra naudoti SUMIFS funkciją. SUMIFS yra paprasta naudoti, tačiau ji gali sukurti gana negražias formules, todėl, kad būtų lengviau skaityti ir išvengtumėte absoliučios nuorodos, pirmiausia eisiu įvardyti stulpelius.

Dabar turime kiekvieno duomenų stulpelio pavadinimą.

Kol būsiu čia, taip pat pavadinsiu visą duomenų rinkinį, kad vėliau galėčiau lengvai jais remtis, kai sukuriu suvestinę lentelę.

Dabar sukurkime neautomatinę ataskaitą.

Pirma, aš paimsiu visų produktų kopiją, tada pašalinsiu dublikatus ir surūšiuosiu.

Dabar pridėsiu keletą etikečių ir formatavimo.

Taigi, dabar turime ataskaitos kaulus, bet duomenų nėra. Ir atėjo laikas parašyti pirmąją SUMIFS formulę. Aš tikrai galėčiau naudoti SUMIF. Bet kadangi tik per minutę pridėsiu daugiau kriterijų, bus lengviau, jei pradėsime nuo SUMIF.

Kadangi jau pavadinau stulpelius, galiu lengvai įvesti pavadinimus eidamas, negrįždamas pasirinkti duomenų.

Dabar turiu nukopijuoti formulę ir pridėti bendrą sumą, o aš suformatuosiu skaičius kaip valiutą.

Ne, mes turime pagrindinę ataskaitą, kurios nori jūsų vadovas ... vieno puslapio pardavimo ataskaitą su išskaidymu pagal produktą.

Taigi rankinis požiūris nėra pernelyg baisus, bet, žinoma, aš jau žinojau, kaip tai padaryti, ir paspartinau reikalus naudodamas daug patarimų ir nuorodų.

Jei jums nepatinka formulės, tai bus šiek tiek sunkiau, su daugybe klaidų ir mokantis.

Dabar kurkime tą pačią ataskaitą naudodami suvestinę lentelę.

Kadangi aš jau pavadinau duomenis, galiu tiesiog naudoti šį pavadinimą čia.

Mums reikės produkto kaip eilutės etiketės, o pajamų - kaip vertės.

Tada pajamoms pritaikykite skaičių formatą.

Štai ir viskas. Dabar turime suvestinę lentelę su tais pačiais rezultatais. Ir atkreipkite dėmesį, kad aš nenaudojau jokių formulių.

Žinoma, nė vienas vadovas niekada nebus patenkintas savo pradinėmis instrukcijomis. Jie visi paprašys pakeitimų.

Taigi, pažiūrėkime, kaip abi šios ataskaitos tvarko keletą pakeitimų užklausų.

Pirma, tarkime, kad jūsų vadovas grįžta ir prašo suskirstyti pagal produktus ir regionus. Ji nori regiono viršuje.

Norėdami parengti neautomatinę ataskaitą, pirmiausia paimsiu visų regionų kopiją ir atliksiu tą patį procesą, kaip ir anksčiau.

Šį kartą turiu perkelti regionus į viršų.

Tada man reikia šiek tiek išvalyti daiktus.

kaip palyginti 2 „Excel“ stulpelius

Be to, turiu išplėsti SUMIFS funkciją, kad ji apimtų ir produktą, ir regioną.

Turėsiu užrakinti produkto stulpelio nuorodą ... nes tai nukopijuosiu akimirksniu ... tada pridėkite naują diapazoną ir kriterijus regionui su užrakinta eilute.

Dabar galiu nukopijuoti formules į lentelę ir pridėti sumų.

Vėlgi, tai nėra labai baisu, bet daug paspaudimų ir daugybė formulių.

Keisti suvestinės lentelės ataskaitą yra šiek tiek lengviau. Viskas, ką man reikia padaryti, yra pridėti regioną kaip stulpelio etiketę ir viskas.

Vėlgi, nereikia atnaujinti jokių formulių.

Aš taip pat pakeisiu suvestinės lentelės išdėstymą į „kontūrą“ ir vėl priderinsiu ją prie rankinės ataskaitos.

Taigi jūs grąžinsite tai savo vadybininkui, o po valandos ji pasakys, kad tai puiku. Bet ar ji taip pat gali matyti suskirstymą pagal metus vietoj regiono?

Hmmm. Tai bus sudėtingiau.

Šiuo atveju aš žinau, kad duomenys apima tik 3 metus .... 2011, 2012 ir 2013 m., Todėl pradėsiu nuo to ir pridėsiu juos rankiniu būdu kaip antraštes ir atsikratysiu papildomo stulpelio.

Dabar man tiesiog reikia atnaujinti formules.

Tai iš tikrųjų yra geras SUMPRODUCT funkcijos naudojimo atvejis, tačiau tai pareikalaus daug daugiau paaiškinimų, todėl kol kas laikykimės SUMIFS.

Dabar, norėdami atnaujinti SUMIFS funkciją, kad ji atitiktų datas pagal metus, turėsime naudoti du kriterijus kartu su funkcija DATE ir tam tikru sujungimu.

Pirmieji kriterijai atitinka datas, kurios yra didesnės arba lygios pirmiesiems metams.

Antrasis kriterijus atitinka datas, kurios yra mažesnės arba lygios paskutinei metų dienai.

Abiem atvejais mes tiesiogiai nurodome metus ir turime užrakinti eilutę.

Kai nukopijuoju formulę žemyn ir atgal, mes turime savo ataskaitą.

Matote, kad šis pakeitimas buvo šiek tiek sudėtingesnis ir jam reikėjo gerai suprasti „Excel“ formules ir funkcijas bei tokias sąvokas kaip sujungimas.

Ką apie pasukamą lentelę?

Norėdami atnaujinti suvestinę lentelę, pirmiausia turiu atsikratyti regiono.

Tada turiu pridėti datos lauką ir grupuoti pagal metus.

Kaip ir anksčiau, nėra atnaujinamų formulių.

Taigi, jūs suprantate idėją. Visiškai įmanoma šias ataskaitas kurti rankiniu būdu, o kai kuriais atvejais pageidautina tai padaryti taip. Tačiau daug greičiau ir lengviau naudotis šarnyriniu stalu.

Galų gale, suvestinė lentelė gali sudaryti daug sudėtingesnes ataskaitas, nei kada nors norėtumėte rankiniu būdu.

Gerai, todėl tikėjausi, kad jums patiko tas palyginimas kai kurias ataskaitas kuriant rankiniu būdu ir tas pačias ataskaitas suvestinėse lentelėse. Kaip matote, tai net nėra arti, suvestinės lentelės yra daug greitesnės.

Taigi, bet kuriuo metu, kai analizuojate „Excel“ duomenis, manau, turėtumėte pagalvoti apie suvestinių lentelių naudojimą.

Tačiau, be paprasto patogumo, pasukamos lentelės suteikia jums tikrą konkurencinį pranašumą.

Taigi, ar jūs konkuruojate viduje su savo bendraamžiais dėl pakėlimo ar paaukštinimo, ar tiesiog pripažinimo.

Arba jūs konkuruojate išorėje su kitomis savo rinkos bendrovėmis, kad nustatytumėte tendencijas ar galimybes, suvestinės lentelės yra įrankis, padedantis išsiskirti ir geriau atlikti savo darbą.



^