Formulės yra „Excel“ duona ir sviestas. Jei reguliariai naudojate „Excel“, lažinuosi, kad naudojate daug formulių. Tačiau darbo formulės sukūrimas gali užtrukti per daug laiko. Šiame straipsnyje dalinuosi keliais gerais patarimais, kaip sutaupyti laiko dirbant su „Excel“ formulėmis.
Vaizdo įrašas: 20 patarimų, kaip sutaupyti laiko naudojant „Excel“ formules
1. Prie funkcijos nepridėkite paskutinių skliaustų
Pradėkime nuo kažko tikrai lengvo! Kai įvedate vieną funkciją (SUM, AVERAGE ir kt.), Jums nereikia įvesti paskutinių uždaromųjų skliaustų. Pavyzdžiui, galite tiesiog įvesti:
= SUMA (A1: A10
ir paspauskite grįžti. „Excel“ pridės jums uždarymo skliaustus. Tai smulkmena, bet patogu.
Pastaba: tai neveiks, jei formulėje yra daugiau nei vienas skliaustelių rinkinys.
2. Perkelkite formulę ir nekeiskite nuorodų
Viena iš galingiausių „Excel“ funkcijų yra santykiniai adresai - kai nukopijuojate formulę į naują vietą, visi santykiniai adresai pasikeis. Dažnai tai yra būtent tai, ko norite, nes pakartotinis formulių naudojimas yra vienas iš svarbiausių gerai parengto, lengvai prižiūrimo darbalapio metodų.
Tačiau kartais reikia perkelti ar nukopijuoti formulę į naują vietą ir visai nenorite, kad formulė keistųsi. Yra keli būdai, kaip tai padaryti.
Jei tiesiog perkeliate formulę į netoliese esančią vietą, pabandykite nuvilkti. Vilkdami visi adresai bus nepažeisti ir nepakeisti.
Jei perkelsite formulę į tolimesnę vietą, naudokite iškirpimą ir įklijavimą. („Win“: „Ctrl“ + X, „Ctrl“ + V „Mac“: Cmd + X, Cmd + V) Kai pjaunate formulę, jos nuorodos nesikeičia.
3. Nukopijuokite formulę ir nekeiskite nuorodų
Pastaba: galite pakeisti visas langelių nuorodas, kad jos būtų absoliučios, tačiau šiame patarime daroma prielaida, kad dėl kokių nors priežasčių to nenorite daryti.
Jei jums tiesiog reikia nukopijuoti vieną formulę, formulės juostoje pasirinkite visą formulę ir nukopijuokite į iškarpinę. Tada galite įklijuoti naujoje vietoje. Rezultatas bus formulė, identiška originalui.
Norėdami nukopijuoti a grupė formulių į naują vietą, nepažeidžiant nuorodų, galite naudoti rasti ir pakeisti. Pasirinkite formules, kurias norite kopijuoti, tada ieškokite ir pakeiskite lygties (=) ženklą formulėse su maišos simboliu (#). Tai formules pavers tekstu. Dabar nukopijuokite ir įklijuokite formules į naują vietą. Įklijavę formules ir pasirinkę visas formules, pakeiskite paieškos ir pakeitimo procesą. Ieškokite maišos (#) ir pakeiskite lygybės ženklą (=). Tai sugrąžins formules į darbinę tvarką. (Kreditas: Tomas urtis )
4. Dukart spustelėkite užpildymo rankenėlę, kad nukopijuotumėte formules
Kai prie lentelių pridedate formules, vienas iš dažniausiai atliekamų dalykų yra formulės kopijavimas iš pirmosios lentelės eilutės į paskutinę lentelės eilutę. Jei žinote sparčiuosius klavišus, skirtus naršyti duomenis „Excel“, galite juos naudoti, norėdami greitai įklijuoti visą formulių stulpelį vos keliais klavišų paspaudimais. Tačiau užpildymo rankena yra dar greitesnė, nes nereikia pereiti prie lentelės apačios.
Užpildymo rankena yra mažas stačiakampis, esantis apatiniame dešiniajame visų „Excel“ pasirinkimų kampe. Kol formulė yra stulpelyje šalia kito stulpelio, bus visas duomenų rinkinys, galite tiesiog dukart spustelėti užpildymo rankenėlę, kad nukopijuotumėte formulę iki lentelės apačios.
Pastaba: šis patarimas neveiks, jei įvestos formulės kairėje nėra viso duomenų stulpelio. „Excel“ naudoja šiuos duomenis, norėdama išsiaiškinti, kiek toliau darbalapyje nukopijuoti formulę. Tačiau galite naudoti šį kitą metodą ...
Jei pasirinkimas nėra per didelis, taip pat galite užpildyti formules darbalapyje naudodami nuorodą „Užpildyti“ („Control“ + D). Tiesiog būtinai pirmiausia pasirinkite pradinę formulę ir tikslines ląsteles. Tai greičiau nei kopijuoti/įklijuoti, bet ne taip greitai, kaip pildymo rankena, ypač jei kopijuojate formulę į didelę langelių grupę.
Vaizdo įrašas: Spartieji klavišai, skirti greitai judėti dideliame sąraše
5. Naudokite lentelę, kad automatiškai įvestumėte formules
Dar greitesnis būdas įvesti formules yra pirmiausia konvertuoti lentelę į oficialią „Excel“ lentelę. Čia vartojama terminologija yra paini, nes visi duomenys, turintys daugiau nei vieną stulpelį, techniškai yra „lentelė“, tačiau „Excel“ turi oficialią struktūrą, vadinamą lentele, kuri suteikia daug privalumų. Kai konvertuosite duomenis į lentelę (abi platformos: „Ctrl“ + T), visos formulės, kurias įvesite pirmoje eilutėje, bus automatiškai nukopijuotos per visą lentelės ilgį. Tai sutaupo daug laiko ir padeda išvengti klaidų.
Kaip premiją, kai kada nors atnaujinsite formulę lentelėje, „Excel“ vėl atnaujins visas panašias to paties stulpelio formules.
Pastaba: lentelės formulėse bus automatiškai naudojamos struktūrinės nuorodos (t. Y. Aukščiau pateiktame pavyzdyje = [@Hours]*[@Rate], o ne = C4*D4. Tačiau galite tiesiogiai įvesti ląstelių adresus ir jie bus išsaugoti.
6. Norėdami įvesti funkcijas, naudokite skirtuką AutoComplete +
Kai įvesite lygybės ženklą ir pradėsite rašyti, „Excel“ pradės suderinti jūsų įvestą tekstą su didžiuliu galimų funkcijų sąrašu. Rašydami, žemiau pamatysite „kandidatų“ funkcijų sąrašą. Šis sąrašas susiaurės su kiekviena įvesta raide. Kai sąraše pasirenkate norimą funkciją, galite paprašyti „Excel“ ją įvesti, paspausdami skirtuką. „Windows“ sistemoje funkcijos pasirenkamos automatiškai, kai rašote. „Mac“ sistemoje yra pateiktos, bet nepasirinktos parinktys, todėl turite atlikti dar vieną veiksmą: naudokite rodyklių klavišą norimai funkcijai pasirinkti, tada paspauskite skirtuką arba grįžkite, kad „Excel“ įvestų šią funkciją už jus.
7. Norėdami įvesti argumentus, naudokite „Control“ + spustelėkite
Nemėgstate rašyti kablelių tarp argumentų? Galite, kad „Excel“ tai padarytų už jus. Įvesdami argumentus į funkciją, tiesiog laikykite nuspaudę „Control“ („Mac“: „Command“), kai spustelėsite kiekvieną nuorodą, o „Excel“ už jus automatiškai įves kablelius. Pvz., Galite įvesti tokią formulę: = SUM (A1, B10, C5: C10) įvesdami „= SUM“ (tada paspauskite „Control“ ir spustelėdami kiekvieną nuorodą. Tai veiks su bet kuria funkcija, kai pateikiate nuorodas kaip argumentus.
8. Naudokite formulės patarimo langą, kad pasirinktumėte argumentus
Kai dirbate su formule, kurioje yra „Excel“ funkcija, atminkite, kad visada galite naudoti užuominų langą, kad pasirinktumėte argumentus. Tai gali sutaupyti laiko, jei formulė sudėtinga, ypač jei joje yra daug įdėtų skliaustelių. Norėdami pasirinkti argumentus, atlikite du veiksmus. Pirmajame žingsnyje spustelėkite, kad žymeklis būtų įtrauktas į funkciją, kurios argumentą norite pasirinkti. Tada „Excel“ parodys tos funkcijos užuominą, kurioje bus rodomi visi argumentai. Antrame žingsnyje spustelėkite norimą pasirinkti argumentą. „Excel“ parinks visą argumentą, net jei jame yra kitų funkcijų ar formulių. Tai puikus būdas pasirinkti argumentus, kai formulės derinimui naudojate F9.
Norite sužinoti daugiau? Siūlome visą kursą „Excel“ formulės ir funkcijos .
9. Įterpkite funkcijų argumentų vietos rezervavimo žymes sparčiuoju klavišu
Paprastai, kai įvedate funkciją, „Excel“ pateikia patarimų apie kiekvieną argumentą, kai pridedate kablelius. Tačiau kartais galbūt norėsite, kad „Excel“ vienu metu pridėtų visų funkcijų argumentų vietos rezervavimo ženklų. Jei taip, jums bus malonu žinoti, kad tam yra nuoroda.
Kai įvedate funkciją, kai „Excel“ atpažįsta funkcijos pavadinimą, įveskite „Control“ + „Shift“ + A (abi platformos). Pvz., Jei įvedate „= DATE (“ ir naudojate „Control“ + „Shift“ + A, „Excel“ suteiks jums „= DATE (metai, mėnuo, diena)“. Tada dukart spustelėkite kiekvieną argumentą (arba naudokite funkcijų patarimą langą, kad pasirinktumėte kiekvieną argumentą) ir pakeiskite jį į norimą vertę.
10. Perkelkite „formulės dalyką“ iš savo kelio
Kartais, kai įvedate formulę, formulės užuominos langas jums trukdo , blokuoja kitų langelių, kuriuos norite matyti darbalapyje, rodinį. Kai tai atsitiks, nepamirškite, kad užuominų langą galite perkelti iš savo kelio. Tiesiog užveskite pelės žymeklį virš lango krašto, kol pamatysite žymeklio pasikeitimą, tada spustelėkite ir vilkite į naują vietą. Tada galite toliau įvesti arba redaguoti formulę. Priklausomai nuo jūsų darbalapio struktūros, kitas būdas išspręsti šią problemą yra redaguoti formulę formulės juostoje, o ne tiesiogiai langelyje.
11. Perjungti visų formulių rodymą vienu metu
Kai redaguojate langelį, kuriame yra formulė, „Excel“ automatiškai rodo formulę, o ne jos rezultatą. Tačiau kartais galite vienu metu pamatyti visas formules darbalapyje. Norėdami tai padaryti, tiesiog naudokite spartųjį klavišą formulėms rodyti: „Control“ + ~ (tai yra tildė). Naudodami šį nuorodą galite greitai perjungti visų formulių rodymą darbalapyje arba išjungti. Tai puikus būdas matyti visas formules vienu metu ir patikrinti formulių nuoseklumą.
12. Iš karto pasirinkite visas formules darbalapyje
Kitas būdas pamatyti visas darbalapio formules yra jas pasirinkti. Tai galite padaryti naudodami galingesnes (ir paslėptas) „Excel“ funkcijas: eikite į> Specialus („Ctrl“ + G). Naudodami šią komandą „Excel“ galite pasirinkti įvairius įdomius dalykus, įskaitant tuščius langelius, langelius, kuriuose yra skaičių, tuščių langelių ir daug daugiau. Viena iš parinkčių yra langeliai, kuriuose yra formulės. Norėdami darbalapyje pasirinkti visas langelius, kuriuose yra formulės, tiesiog įveskite Ctrl + G, kad atidarytumėte dialogo langą Eiti į, tada spustelėkite mygtuką Special, tada pasirinkite Formulės. Spustelėjus Gerai, bus pažymėtos visos ląstelės, kuriose yra formulės.
Jei norite darbalapyje pasirinkti tik formulių pogrupį, pirmiausia pasirinkite, tada naudokite tą pačią komandą.
13. Naudokite „paste special“, norėdami konvertuoti formules į statines vertes
Dažna „Excel“ problema yra poreikis sustabdyti apskaičiuotų verčių keitimą. Pavyzdžiui, galbūt norite supaprastinti darbalapį pašalindami „pagalbinius“ stulpelius, kuriuos naudojote tam tikroms vertėms generuoti. Bet jei ištrinsite šiuos stulpelius su formulėmis, vis dar nurodančiomis juos, gausite #REF klaidų. Sprendimas yra pirmiausia konvertuoti formules į reikšmes, tada ištrinti papildomus stulpelius. Paprasčiausias būdas tai padaryti yra naudoti „Paste Special“. Pirmiausia pasirinkite formules, kurias norite konvertuoti, ir nukopijuokite į iškarpinę. Tada, vis dar pasirinkę formules, atidarykite dialogo langą „Įklijuoti specialųjį“ („Win“: „Ctrl“ + „Alt“ + V, „Mac“: „Ctrl“ + „Cmd“ + V) ir naudokite parinktį Vertės. Tai pakeis visas pasirinktas formules su jų apskaičiuotomis vertėmis.
14. Naudokite „Paste Special“, kad sureguliuotumėte vertes
Kita dažna „Excel“ problema yra poreikis pakeisti daug vertybių. Pavyzdžiui, galbūt turite 500 produktų kainų sąrašą ir turite visas kainas padidinti 5%. O gal turite 100 datų sąrašą, kurias visas reikia perkelti į ateitį vieną savaitę? Tokiais atvejais galite prie lentelės pridėti stulpelį „pagalbininkas“, atlikti reikiamą skaičiavimą, konvertuoti rezultatus į reikšmes ir nukopijuoti juos į pradinį stulpelį. Bet jei jums reikia tik paprasto skaičiavimo, „Paste Special“ yra daug paprastesnis ir greitesnis, nes galite tiesiogiai pakeisti vertę be jokių papildomų formulių.
Pavyzdžiui, norėdami pakeisti datų rinkinį į savaitę vėliau, atlikite tai: pridėkite skaičių 7 prie bet kurio darbalapio langelio, tada nukopijuokite jį į iškarpinę. Tada pasirinkite visas datas, kurias norite pakeisti. Tada naudokite Įklijuoti specialiai> Operacijos> Pridėti. Kai spustelėsite Gerai, „Excel“ pridės skaičių 7 prie jūsų pasirinktų datų ir perkelia jas 7 dienas į priekį, nereikia kurti pagalbinių stulpelių.
Norėdami padidinti kainų rinkinį 10%, naudokite tą patį metodą. Įveskite 1.10 į langelį ir nukopijuokite jį į iškarpinę. Tada pasirinkite kainas, kurias norite keisti, ir naudokite „Įklijuoti specialiai“> „Operacijos“> „Padauginti“, kad konvertuotumėte visas esamas kainas. Kai suprasite šį patarimą, rasite daug protingų jo naudojimo būdų.
Pastaba: tai veikia tik su reikšmėmis. Nebandykite to su formulėmis!
15. Naudokite pavadintus diapazonus, kad formulės būtų lengviau skaitomos
Vienas iš seniausių profesionalų patarimų knygoje yra naudojimas pavadinti diapazonai savo formulėse, kad jos būtų lengviau skaitomos. Pvz., Tarkime, kad turite paprastą darbalapį, kuriame rodomos mažos komandos dirbtos valandos. Kiekvienam asmeniui norite padauginti jo dirbtas valandas iš vienos valandos. Darant prielaidą, kad valandinis įkainis yra langelyje A1, jūsų formulės gali atrodyti taip:
= B3 * $ 1 USD
= B4 * $ A $ 1
= B5 * $ 1 USD
Bet jei ląstelę A1 pavadinsite „valandiniu_kainu“, jūsų formulės atrodys taip:
= B3 * valandinis_kainas
= B4 * valandinis tarifas
= B5 * valandinis tarifas
Taip pavadinus diapazonus, formulės tampa daug lengviau įskaitomos ir sutaupoma įvedant daug dolerių ženklų ($), kad būtų sukurtos absoliučios nuorodos.
Įvardyti diapazonus lengva. Tiesiog pasirinkite diapazoną/langelį (-ius), kurį norite pavadinti, tada įveskite pavadinimą į vardų laukelį ir paspauskite „Enter“. Dabar, kai pavadinote diapazoną, „Excel“ jį naudos kiekvieną kartą, kai kuriate formulę, kai nurodote ir spustelite diapazoną - spustelėję pavadintą diapazoną pamatysite, kad jo pavadinimas automatiškai įterpiamas į formulę. Kaip premiją taip pat galite lengvai pereiti prie pavadinto diapazono, kai tik norite. Tiesiog pasirinkite pavadinimą iš išskleidžiamojo meniu, kuris rodomas šalia pavadinimo laukelio.
16. Pritaikykite pavadinimus esamoms formulėms automatiškai
Kas atsitiks, kai jau sukūrėte formules ir sukūrėte pavadintas diapazonas ar norite juose naudoti? Nieko, iš tikrųjų. „Excel“ nepakeis esamų formulių ir nesiūlys automatiškai taikyti naujų diapazonų pavadinimų. Tačiau yra būdas taikyti diapazonų pavadinimus esamoms formulėms. Tiesiog pasirinkite formules, kurioms norite taikyti vardus, tada naudokite funkciją Taikyti vardus.
Atidarius langą Taikyti vardus, pasirinkite norimus taikyti pavadinimus ir spustelėkite Gerai. „Excel“ pakeis visas atitinkamas nuorodas pasirinktais pavadinimais.
„Excel“ ląstelių sumos formulė
17. Išsaugokite nepadarytą formulę
Jei dirbate su sudėtingesne formule, yra didelė tikimybė, kad prireiks šiek tiek laiko, kol formulė veiks tinkamai. Tačiau jums gali pritrūkti laiko ir vėliau reikės grįžti prie formulės, kad ji veiktų taip, kaip norite. Deja, „Excel“ neleidžia įvesti sugedusios formulės. Jei bandysite, „Excel“ garsiai skųsis, kad formulėje yra klaidų, ir neleis tęsti, kol neišspręsite visų problemų.
Tačiau yra paprastas sprendimas: tiesiog laikinai paverskite formulę tekstu. Norėdami tai padaryti, prie formulės pradžios (prieš =) galite pridėti vieną apostrofą arba tiesiog pašalinti lygybės ženklą. Abiem atvejais „Excel“ nustos bandyti įvertinti formulę ir leis ją įvesti tokią, kokia yra. Vėliau galite grįžti prie formulės ir tęsti darbą.
18. Žinokite „Excel“ siūlomas funkcijas
Yra funkcijų, skirtų konkrečioms problemoms spręsti. Funkciją galite įsivaizduoti kaip iš anksto sukurtą formulę su konkrečiu pavadinimu, tikslu ir grąžinimo reikšme. Pavyzdžiui, funkcija PROPER turi tik vieną tikslą: ji didžiosiomis raidėmis rašo žodžius. Pateikite jam tekstą, pvz., „NEW york CiTY“, ir jis jums grąžins „Niujorkas“. Funkcijos yra neįtikėtinai patogios, kai išsprendžia jūsų turimą problemą, todėl prasminga susipažinti su „Excel“ funkcijomis.
Pamatyti: „Excel“ funkcijų vadovas ir 500 „Excel“ formulės pavyzdžių dažniausiai naudojamų funkcijų ir jas naudojančių formulių sąrašas.
Pastaba: žmones dažnai glumina terminologija, naudojama kalbant apie funkcijas ir formules. Lengvas būdas apie tai galvoti yra toks: viskas, kas prasideda lygybės ženklu „Excel“, yra formulė. Pagal šį apibrėžimą visos funkcijos taip pat yra formulės, o formulėse gali būti daug funkcijų.
19. Naudokite F4, kad perjungtumėte santykines ir absoliučias nuorodas
Norint sukurti formules, kurias galite elegantiškai nukopijuoti į naujas vietas ir vis tiek tinkamai veikti, reikia sukurti tinkamą absoliučių ir santykinių nuorodų derinį. Priežastis yra tokia svarbi, nes tai leidžia pakartotinai naudoti esamas formules, o ne kurti naujas, o pakartotinis tos pačios formulės naudojimas smarkiai sumažina klaidų tikimybę darbo knygoje, apribodamas reikiamų patikrinti formulių skaičių.
Tačiau nuorodų keitimas pirmyn ir atgal tarp santykinių ir absoliučių nuorodų gali būti nepatogus-įvesti visus tuos dolerio ženklus ($) yra nuobodu ir daug klaidų. Laimei, yra puikus spartusis klavišas, leidžiantis greitai perjungti 4 kiekvienos nuorodos parinktis: („Windows“: F4, „Mac“: „Command + T“). Tiesiog įdėkite žymeklį į nuorodą naudodami nuorodą. Kiekvieną kartą, kai jį naudosite, „Excel“ pasuks kitą parinktį tokia tvarka: visiškai santykinis (A1)> visiškai absoliutus ($ A $ 1)> Absoliuti eilutė (A $ 1)> absoliutus stulpelis ($ A1).
20. Nepamirškite, kad formulės ir funkcijos grąžina reikšmę. Visada.
Kai kovojate su formule, kartais taip yra todėl, kad manote, kad dalis formulės grąžina tam tikrą vertę, bet iš tikrųjų ji grąžina kažką kitą. Norėdami patikrinti, ką iš tikrųjų grąžina funkcija ar formulės dalis, naudokite žemiau esantį F9 patarimą.
Pastaba: žodis „grįžimas“ kilęs iš programavimo pasaulio ir kartais suklaidina šią koncepciją naujus žmones. „Excel“ formulių kontekste jis naudojamas taip: „LEN funkcija grąžina skaičių“ arba „A1 langelio formulė pateikia klaidą“. Kai išgirsite žodį „grįžti“ su formule, pagalvokite „rezultatas“.
21. Formulės dalims įvertinti naudokite F9
Spartusis klavišas F9 („Mac“ fn + F9) gali išspręsti formulės dalis realiu laiku. Tai puikus įrankis didesnių formulių derinimui, kai reikia patikrinti, ar tam tikros formulės dalies rezultatas yra toks, kokio tikitės. Norėdami naudoti šį patarimą, redaguokite formulę ir pasirinkite išraišką ar funkciją, kurią norite įvertinti (patarimas - naudokite funkcijų patarimo langą, kad pasirinktumėte visus argumentus). Pasirinkę, paspauskite F9. Pamatysite, kad formulės dalis pakeičiama grąžinama verte.
Pastaba: „Windows“ galite anuliuoti F9, tačiau atrodo, kad tai neveikia „Mac“. Norėdami išeiti iš formulės nieko nekeisdami, tiesiog naudokite Esc.
Vaizdo įrašas: Kaip patikrinti ir derinti formulę naudojant F9
22. Naudokite „Formula Evaluator“, kad žingsnis po žingsnio išspręstumėte formulę
Kai formulės įvertinimui naudoti F9 tampa per daug nuobodu, atėjo laikas išplėsti didesnę techninę įrangą: Įvertinkite formulę. Įvertinti formulę sprendžia formulę vieną žingsnį. Kiekvieną kartą spustelėjus mygtuką Įvertinti, „Excel“ išspręs pabrauktą formulės dalį ir parodys rezultatą. Vertinimo formulę rasite juostos skirtuko Formulės grupėje Formulės tikrinimas. Norėdami naudoti formulės įvertinimą, pasirinkite formulę ir spustelėkite juostelės mygtuką. Kai atsidarys langas, pamatysite formulę, rodomą teksto laukelyje su žemiau esančiu mygtuku Įvertinti. Bus pabrėžta viena formulės dalis - šiuo metu vertinama. Spustelėjus įvertinti, pabraukta formulės dalis pakeičiama grąžinama verte. Galite toliau spustelėti įvertinti, kol formulė bus visiškai išspręsta.
Vaizdo įrašas: Kaip įvertinti sudėtingas formules
Pastaba: Įvertinimo formulė galima tik „Excel“ „Windows“ versijoje. „Mac“ versijoje naudojamas kitoks požiūris, vadinamas formulių kūrimo priemone, kuriame rodomi rezultatai kuriant formulę. Tai ne visai tas pats funkcionalumas, tačiau jis yra labai naudingas, ir jūs galite jį naudoti su jau esančiomis formulėmis.
23. Sudarykite sudėtingas formules mažais žingsniais
Kai jums reikia sukurti sudėtingesnę formulę ir nežinote, kaip tai padaryti, pradėkite nuo bendro požiūrio ir kai kurių griežtai užkoduotų verčių. Tada pridėkite daugiau logikos, kad pakeistumėte sunkiai koduotas vertes po vieną žingsnį. Pvz., Tarkime, kad norite parašyti formulę, kuri ištraukia vardą iš viso vardo. Jūs žinote, kad galite naudoti funkciją LEFT, norėdami ištraukti tekstą iš kairės, tačiau nesate tikri, kaip apskaičiuoti išgaunamų simbolių skaičių. Pradėkite nuo LEFT (full_name, 5), kad formulė veiktų. Tada išsiaiškinkite, kaip skaičių 5 pakeisti apskaičiuota verte. Tokiu atveju galite nustatyti išskleidžiamų simbolių skaičių naudodami funkciją RASTI, kad surastumėte pirmojo tarpo simbolio vietą.
Vaizdo įrašas: Kaip žingsnis po žingsnio sukurti sudėtingą formulę
24. Naudokite įvardytus diapazonus kaip kintamuosius
Daugeliu atvejų prasminga naudoti pavadinti diapazonai kaip kintamieji, kad jūsų formulės būtų lankstesnės ir lengviau su jomis dirbtų. Pvz., Jei darote daug sujungimų (sujungiate teksto reikšmes), galbūt norėsite sukurti savo pavadinimų diapazonus naujiems eilučių simboliams, skirtuko simboliams ir pan. Tokiu būdu galite tiesiog nurodyti nurodytus diapazonus užuot pridėję daug sudėtingos sintaksės prie savo formulių. Jei jūsų pavadintuose diapazonuose yra teksto reikšmių, jums nereikia naudoti kabučių aplink tekstą, kai pridedate jas prie formulės. Šią idėją šiek tiek sunku paaiškinti Išsamų pavyzdį rasite šiame vaizdo įraše .
25. Naudokite sujungimą etiketėse, kad prielaidos būtų aiškios
Kai kuriate darbalapį, kuriame remiamasi tam tikromis prielaidomis, gali būti sunku aiškiai parodyti savo daromas prielaidas. Dažnai darbalapyje turėsite tam tikrą įvesties sritį, o kitą - išvesties sritį, ir nėra galimybės rodyti abiejų vienu metu. Vienas iš būdų įsitikinti, kad pagrindinės prielaidos yra aiškios, yra įterpti jas tiesiai į etiketes, kurios rodomos darbalapyje, naudojant sujungimą, paprastai naudojant funkciją TEKSTAS.
Pavyzdžiui, paprastai galite turėti etiketę „Kavos kaina“, o po to - apskaičiuotą kainą. Sujungę galite etiketėje nurodyti „Kavos kaina (2,00 USD/puodelis): tai aiškiai parodo, kad manėte, kad kaina yra 2,00 USD/puodelis.
Vaizdo įrašas: išaiškinti prielaidas sujungiant
26. Pridėkite eilučių pertraukas prie įdėtų IF, kad jas būtų lengviau skaityti
Kai kuriate įdėtą IF formulę, teisingų ir klaidingų argumentų stebėjimas skliausteliuose pūga gali būti labai painus. Kai griaunate skliaustus, nesunku suklysti logikoje. Tačiau yra paprastas būdas daug lengviau perskaityti formulę su keliais IF teiginiais: tiesiog pridėkite eilučių pertraukas prie formulės po kiekvieno TRUE argumento. Dėl to formulė bus labiau panaši į lentelę.
Vaizdo įrašas: Kaip lengviau įdėtus IF skaityti
27. Įveskite funkcijas naudodami automatinį užbaigimą
Kai įvesite funkciją, „Excel“ bandys atspėti norimos funkcijos pavadinimą ir pateiks automatinio užbaigimo sąrašą, kurį galėsite pasirinkti. Kyla klausimas, kaip sutikti su viena iš rodomų parinkčių ir vis tiek likti redagavimo režimu? Triukas yra naudoti tabuliavimo klavišą. Kai paspausite skirtuką, „Excel“ pridės visą funkciją ir paliks žymeklį aktyvų skliausteliuose, kad galėtumėte prireikus užpildyti argumentus. „Mac“ sistemoje pirmiausia turite naudoti rodyklės žemyn klavišą, kad pasirinktumėte norimą pridėti funkciją, tada paspauskite Tab, kad įterptumėte funkciją.
28. Norėdami įvesti SUM formules, naudokite AutoSum
Jūs ne visada turite galimybę naudoti šią „AutoSum“, bet kai tai padarote, tai tenkina. „AutoSum“ veikia tiek eilutėse, tiek stulpeliuose. Tiesiog pasirinkite tuščią langelį dešinėje arba po langeliais, kuriuos norite sudėti, ir įveskite Alt + = („Mac“: Command + Shift + T). „Excel“ atspės diapazoną, kurį bandote apibendrinti, ir vienu veiksmu įterps funkciją SUM. Jei norite būti konkretesni, kad „Excel“ neatspėtų, pirmiausia pasirinkite diapazoną, kurį ketinate sudėti, įskaitant langelį, kuriame norite, kad būtų SUM funkcija.
„AutoSum“ vienu metu įterps net kelias SUM funkcijas. Norėdami sudėti kelis stulpelius, pasirinkite tuščių langelių diapazoną po stulpeliais. Norėdami apibendrinti kelias eilutes, eilučių dešinėje esančiame stulpelyje pasirinkite tuščių langelių diapazoną.
Galiausiai galite naudoti „AutoSum“, kad tuo pačiu metu pridėtumėte ir visos lentelės eilutės, ir stulpelio sumas. Tiesiog pasirinkite visą skaičių lentelę, įskaitant tuščius langelius po lentele ir dešinėje lentelės pusėje, ir naudokite nuorodą. „Excel“ pridės atitinkamas SUM funkcijas tuščiuose langeliuose, vienu žingsniu pateikdama stulpelių sumas, eilučių sumas ir bendrą sumą.
29. Įveskite tą pačią formulę į kelis langelius vienu metu
Dažnai tą pačią formulę turėsite įvesti į ląstelių grupę. Tai iš tikrųjų galite padaryti vienu žingsniu naudodami spartųjį klavišą „Control“ + „Enter“. Tiesiog pasirinkite visus langelius vienu metu, tada įveskite formulę kaip įprasta pirmajai langeliui. Tada, kai baigsite, užuot paspaudę „Enter“, paspauskite „Control“ + „Enter“. „Excel“ pridės tą pačią formulę prie visų pasirinkimo langelių, prireikus koreguodama nuorodas. Kai naudojate šį metodą, jums nereikia kopijuoti ir įklijuoti, užpildyti ar naudoti užpildymo rankenos. Jūs baigėte vienu žingsniu.
Tą pačią techniką taip pat galite naudoti norėdami redaguoti kelias formules vienu metu. Tiesiog pasirinkite visas formules vienu metu, atlikite reikiamus pakeitimus ir paspauskite „Control“ + „Enter“.
Autorius Dave'as Brunsas
